海外仓账单管理

目录

1. 菜单入口

菜单入口：结算管理—>账单&应收->海外仓账单管理

海外仓账单整体流程：新增账单–提交初版账单–审核初版账单/解析初版账单–上传并提交终版账单–审核终版账单–客户确认–开形式发票/开增值税发票–已开票/终版账单解析

2. 如何新增海外仓账单

2.1 新增海外仓账单操作步骤

点击新增，红色*字段为必填项
客户代码、业务发生地仅单选
币种根据选择的业务发生地自动带出，应收月份根据填写的起止日期自动带出，支持修改
账单总金额须与上传账单文件中的总金额相等
点击提交后，生成一份草稿状态的海外仓账单
客户代码、业务发生地、起止日期不可再修改

草稿状态下的账单可修改账单金额、应收月份、币种、账单说明、数据截屏、上传文件等信息
草稿状态的账单可删除
审核初版账单时可修改应收月份，审核备注必填
若审核通过，账单状态变为初版已审核，若审核拒绝，账单回到草稿状态

初版已审核状态下，可删除账单，删除后的数据不可恢复，已解析的数据也将删除

初版已审核状态下，客户可直接确认账单，若客户确认，账单状态变为已确认，终版账单金额=初版账单金额

初版已审核状态下，若不直接确认账单，则需要上传终版账单文件，填写终版账单金额及说明，填写后点击提交

审核终版账单可修改应收月份，审核备注必填，且会带出初版审核备注，审核通过状态变为终版已审核
审核终版账单若选择拒绝，账单将回到初版已审核状态

终版已审核状态账单等待客户确认，确认后状态变为已确认，可进行开票

2.2 开票

已确认状态下的账单才可点击申请开票
不支持批量开票

2.2.1开形式发票

选择形式发票抬头，填写币种和金额，开票金额不可超过可开票总金额

没有可选择的抬头，可点击新增抬头，带*号为必填项(新增抬头后需点击刷新)

若有多个抬头，则开票金额总和不得大于账单可开票总金额
点击确定后账单更新到申请开票状态

点击开票信息打开申请开票弹窗，继续开票
开形式发票发票日期和开票主体必填，对应生成发票文件的invoice date和主体信息

根据上传的终版账单文件解析金额，归类到四个费用大类中，若选择了多个发票抬头，则每行是一样的数据金额，支持手动修改调整，但开票金额总和不得大于可开票金额

选择驳回，账单回到已确认状态，需重新申请开票,点击红色字体查看驳回备注内容;选择预览发票，可查看无盖章的发票文件
选择保存，还可修改发票信息
选择保存并开票，wms/oms状态变为已开票，并可下载发票，查看开票详情

生成的形式发票文件模板：

2.2.2开增值税发票

选择增值税发票抬头，填写币种和金额，开票金额不可超过可开票总金额，币种固定为CNY不可修改
可填写备注和上传附件

没有可选择的抬头，可点击新增抬头，带*号为必填项(新增抬头后需点击刷新)

若有多个抬头，则开票金额总和不得大于账单可开票总金额
根据所选税目展示对应的税率（仅增值税发票需要选择）
点击确定后账单更新到申请开票状态

点击开票信息打开申请开票弹窗，进行总账审核和主管审核
审核驳回账单回到已确认状态，需重新申请开票；点击红色字体查看驳回备注内容

审核通过开票状态变为已审核，再次点击开票信息可上传发票文件(多个需要压缩成zip文件上传，不可大于5M)

上传文件后点完成开票，wms/oms状态变为已开票，并可下载发票，查看开票详情

2.3 账单解析

勾选海外仓账单点击账单解析按钮

可解析的账单状态：初版已审核、终版待审核、终版已审核、已确认、申请开票、已开票；终版已审核状态前只可解析初版账单

解析账单文件中的物流费用、仓租费用、入库费用、出库费用、物流索赔费用、库内索赔费用、卡车费用、增值费用、物流补收/物流减免费用，解析到各费用页面的实际出账金额字段，点击可查看详情



支持批量解析账单
初版账单解析中或终版账单解析中时，不允许删除账单
账单解析状态为“初版解析失败/终版解析失败”时，显示“重新上传”按钮；重新上传时，总金额不允许修改；上传成功后可继续解析账单

已解析的账单删除后，已解析到各页面的数据将被清除

3. 常见问题及对策

3.1 海外仓账单编号生成规则

账单编号规则：客户代码-账单结束日期-三位数流水序号+业务发生地

3.2 新增海外仓账单后发现信息填错怎么办

草稿状态下可修改，如果是客户代码、业务发生地、起止日期填错，需新增账单

3.3 为什么新增海外仓帐单后无法在页面找到

可能原因：账单日期不在日期筛选条件中；没有主体或客户权限，可提工单给技术同事开通

3.4 审核账单时报错怎么处理

报错会给出相应提示，根据提示查看账单是否有错误项；若提示系统异常等不明确的信息可让技术同事查找原因

3.5 账单解析时一直在解析中怎么处理

数据较大的账单或批量解析账单需要一定时间解析，若长时间在解析中联系技术同事查看是否账单解析时产生错误

3.6 账单解析时失败怎么处理

根据解析失败提示修改账单后重新上传并解析

3.7 账单解析完成后去哪里查看数据

在wms-结算管理各个费用页面，对应的实际出账金额字段可查看解析总金额以及明细

4. 海外仓账单页面其他功能使用

4.1 导出

可勾选导出，不勾选则根据当前筛选条件导出数据；大数据导出生成导出任务

4.2 推送初版/推送终版

草稿和已删除状态下不展示此按钮
功能暂未使用

4.3 发送账单邮件

初版已审核、终版待审核状态可发送初版账单邮件；终版已审核、已确认状态可发送初版、终版账单邮件

点击发送初版/终版邮件展示确认发送邮件弹窗
收件人邮箱在wms-客户列表-客户尾程账单邮箱中进行配置；抄送人在账单邮件配置表中根据业务发生地进行配置

4.4 下载账单

点击下载可下载初版/终版账单文件

4.5 删除账单

仅草稿、初版已审核状态可删除账单
删除后账单不可恢复；若初版账单已解析，解析数据也将清除

4.6 搜索功能

点击高级搜索展开更多搜索条件
若客户代码等某些数据无法选择，或者搜索出的数据不正确，请联系技术同事开通权限或修复系统

5. 海外仓账单的应用

5.1 生成账单给财务人员及客户

5.2 生成形式发票、增值税发票

5.3 解析账单中的费用数据到各个费用页面

5.4 生成海外仓应收明细数据